Einwilligung der Mitglieder zur Verwendung der persönlichen Daten unabdingbar

Welche personenbezogenen Daten ein Verein erhalten darf, regelt die Vereinssatzung. Allerdings sind Vereine in der Pflicht, nur solche personenbezogenen Daten zu erheben und zu verarbeiten, die zur Mitgliederbetreuung sowie -verwaltung und zum Verfolgen des Vereinsziels notwendig sind.

»Gemäß DSGVO bedarf es für die Erhebung, Speicherung und Verarbeitung solcher Daten eine eindeutige Einwilligungserklärung des Mitglieds. Das gilt übrigens auch für die Zusendung von Newslettern oder Spendenwerbung. Vereine dürfen ihren Mitgliedern, Sponsoren und Förderern nur nach einer entsprechenden Einwilligung Informationen zum Verein zusenden«, erklärt der Experte.

Viele Vereine präsentieren sich und ihr Vereinsleben im Internet – zum Beispiel auf der Website und auf sozialen Netzwerken. Auch hier dürfen personenbezogene Daten nur nach ausdrücklicher Einwilligung des jeweiligen Mitglieds veröffentlicht werden. Zudem muss der Verein diese Einwilligung entsprechend dokumentieren.

»Es gibt jedoch auch Ausnahmen: Möchte der Verein funktionsbezogene Daten veröffentlichen, etwa den Namen oder eine vereinsbezogene E-Mail-Adresse eines Funktionärs, kann das ohne Einwilligung geschehen«, so Christian Heutger. Ohne Einwilligung zulässig sind ebenfalls die Veröffentlichung von Ergebnissen aus Vorstandswahlen oder Jahreshauptversammlungen. Auch darf der Sportverein ohne Einwilligungen Ergebnisse aus Wettkämpfen oder Ranglisten mit Spielernamen veröffentlichen.

»Die Wettkämpfe werden öffentlich ausgetragen und der Verein hat ein sogenanntes »berechtigtes Interesse« daran, relevante Ergebnisse des Vereinslebens der Außenwelt zugänglich zu machen. Jedoch dürfen ausschließlich Name, Geburtsjahr, Geschlecht, das Wettkampfergebnis, der Verein und die Mannschaft veröffentlicht werden«, weißt Heutger hin und räumt ein: »Vereine sollten beachten, dass die veröffentlichten Daten nach einem angemessenen Zeitraum wieder gelöscht werden. Denn auch Teilnehmer eines Wettkampfs haben laut DSGVO ein Recht auf Vergessenwerden.«

Wenn es um die Veröffentlichung von Fotos und Videos aus dem Vereinsleben im Internet geht, wird es kompliziert. Denn hier spielt auch das Kunsturhebergesetz eine Rolle: Fotos und Videos dürfen erst nach Einwilligung der oder des Abgebildeten veröffentlicht werden. »Eine Ausnahme gibt es für Medien, die bei öffentlichen Vorgängen wie dem Karnevals- oder Schützenumzug entstanden sind. Sofern auf den Fotos oder Videos Menschenansammlungen und keine Einzelpersonen gezeigt werden, dürfen diese auch ohne Einwilligung veröffentlicht werden«, so Heutger. Vor der Veröffentlichung von Abbildungen Minderjähriger rät er zudem, die Einwilligung der Eltern einzuholen.

Einwilligungserklärungen können Vereine zum Beispiel im Mitgliedsantrag integrieren oder auf jedem weiteren Formular zur Verfügung stellen – allerdings muss diese in verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache verfasst sein.